日本で提供されているグループウェアは様々ですが、どれも独自の特徴を持っており、最も自社に適しているのがどれなのかを判断するのは中々難しいものです。
そこで、ここでは適したグループウェアを選ぶために抑えるべきポイントをご紹介します。
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グループウェアとは
グループウェアとは、チームや社内の生産性や効率性を向上させることを目的とするサービス・ソフトウェアのことです。
近年グループウェアはSaaSと呼ばれるタイプのクラウド化が盛んに行われており、PCだけでなくモバイルやタブレットなどでも使えるマルチデバイス対応が進んでいます。
そういった利便性の向上により、グループウェアは生産性を上げるために益々欠かせない存在となりつつあります。
グループウェアを選ぶ5つのポイント
ではどういったグループウェアを選ぶのがベストなのでしょうか。ここではグループウェアを選ぶための5つのポイントを解説します。
- 必要な機能が揃っているか
- クラウドか、オンプレミスか
- 操作性・動作は快適か
- コストは問題ないか
- カスタマイズする必要はあるか
では一つずつ見ていきましょう。
必要な機能が揃っているか
必要な機能が揃っているか、これが最も重要です。グループウェアは主に次のような機能が備わっています。
- タスク管理
- スケジュール管理
- ファイル共有
- メール機能
- チャット機能
- 掲示板
- アンケート
- レポート作成・管理
- （会議室などの）設備予約システム
これらの中から自社にとって必要な機能を洗い出し、不足が起こらないようにすると良いでしょう。
クラウドか、オンプレミスか
クラウドが一般的になったグループウェアですが、端末にインストールして使うタイプの「オンプレミス」にもメリットはあります。
まずクラウドですが、クラウドはインターネットを介してどこでも使用できるメリットがあります。主に利便性の点で優れています。
一方オンプレミスはセキュリティの面に強みがあります。自社内で全てのデータを管理できるので、もしクラウドがセキュリティポリシーに反する場合はオンプレミスを選ぶことになるでしょう。
操作性・動作は快適か
使い勝手も重要なポイントです。特にマルチデバイス対応しているかは重視すべきです。
営業や出向が多い場合は、モバイル端末で使用できないのは致命的です。必ずマルチデバイス対応のグループウェアを選びましょう。
操作性については使ってみないと分からないので、一度気になるグループウェアを試してみると良いでしょう。
コストは問題ないか
忘れてはならないのがコスト面です。基本的に多機能・高機能になればなるほどコストも増大します。
ストレージ容量や使用できるユーザー数などで料金が変わる場合が多く、会社の規模に適したプランを選びましょう。
クラウドのグループウェアであれば、使いながら容量やユーザー数を拡張できるサービスを提供している場合が多いです。
カスタマイズする必要はあるか
提供されているグループウェアではどうしても機能が足りない場合は、強力なカスタマイズ性のあるグループウェアを選ぶのも選択肢です。
例えばオープンソースのグループウェアは自由にカスタマイズできるので、かなり柔軟にニーズに対応できます。
ただし、プログラミング経験やエンジニアリング、さらに開発のコストが必要となる点に注意が必要です。
最適なグループウェアで生産性向上を目指す
今回はグループウェアを導入する上で重要な5つのポイントをご紹介しましたが、場合によっては他にも重視すべき点があるかもしれません。
ここで重要なのは、全ての要件を揃えたグループウェアは存在しないということ。だからこそ最も自社に適したグループウェアを探すのはとても大事なことです。
グループウェアを導入する目的を考え、ある程度割り切りながら選定していくことも選び方のコツの一つと言えるでしょう。